Die 5S-Methode aus Japan dient der Organisation des Arbeitsplatzes und lässt sich auch aufs Lager übertragen. Neben Lösungen für professionelle Kennzeichnung spielen weitere Faktoren wie Disziplin eine wichtige Rolle. Zur besseren Verdeutlichung lohnt sich ein näherer Blick auf die Arbeitsschritte.
Fünf Arbeitsschritte für eine effiziente Lagerorganisation
Insgesamt umfasst die 5S-Methode fünf verschiedene Schritte, die aufeinander aufbauen. Wir sollten also immer mit dem ersten Schritt beginnen und die Reihenfolge strukturiert einhalten. Wichtig ist zudem, dass wir die Organisations- und Managementmethode konsequent umsetzen, da sie andernfalls nicht ihre volle Wirkung entfaltet. Tun wir das, wird der Arbeitsplatz beziehungsweise das Lager nicht nur übersichtlicher, sondern auch um einiges produktiver. Aus gutem Grund wird die 5S-Methode mittlerweile fast überall auf der Welt und in nahezu allen Branchen angewendet.
Sortieren
Ordnung kann nur dann gewährleistet werden, wenn ausschließlich das Nötigste im Lagerbereich bleibt. Dies bedeutet, dass benötigte von nicht benötigten Dingen getrennt werden müssen. Ein anschauliches Beispiel sind veraltete oder überflüssige Teile. Sie sollten entweder entsorgt oder separat gelagert werden. Dasselbe gilt für defekte Paletten oder veraltetes Verpackungsmaterial. Kann etwas nicht klar zugeordnet werden, sollte man es vorübergehend markieren und zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigen. Dieser Zeitpunkt sollte von Anfang an feststehen, damit Entscheidungen nicht zu lange aufgeschoben werden. Glücklicherweise müssen Sortierarbeiten nicht komplett manuell erfolgen. Wie hier https://tvr-news.de/forschung-und-innovation-im-bereich-moderner-robotik/ gut beschrieben wird, ist die Robotik auf dem Vormarsch. Indem sie bei repetitiven Aufgaben hilft, entlastet sie die Mitarbeiter.
Systematisieren
Bei diesem Schritt geht es darum, jedem Gegenstand einen bestimmten Platz zuzuordnen. Dass Material lose im Lager herumliegt, ist also ein absolutes Tabu. Stattdessen muss für jeden Platz ein Artikel definiert werden. Ferner bietet es sich an, häufig genutzte Dinge möglichst nah an der Arbeitsstelle zu platzieren. Dies stellt sicher, dass Arbeitswege verkürzt und Suchzeiten minimiert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die visuelle Kennzeichnung. Damit Lagerarbeiter sich schnell zurechtfinden können, braucht es neben Etiketten auch Bodenmarkierungen, Farbcodierungen und Piktogramme. Je einheitlicher und klarer die Kennzeichnung erfolgt, desto besser.
Säubern
Dreckige Lager sind zwar weitverbreitet, aber sollten eigentlich nicht existieren. Zum einen bergen sie hygienische Risiken, was im schlimmsten Fall zu mehr Krankheitsfällen führt, zum anderen kommt es in einer unsauberen Umgebung eher zu Schäden und man findet sich schlechter zurecht. Damit das Säubern so effizient wie möglich abläuft, braucht es einen klar strukturierten Reinigungsplan, in dem alle Verantwortlichkeiten festgelegt wurden. Im Optimalfall wird die Reinigung des Lagers als Teil des Arbeitslaufs integriert. Es macht bereits einen großen Unterschied, wenn jeder Mitarbeiter kurz vor Arbeitsschluss eine Viertelstunde für Sauberkeit sorgt. Die Reinigungsarbeiten können und sollten auch für Inspektionen genutzt werden. Sie sind etwa gut, um mögliche Abnutzungen zu identifizieren.
Standardisieren
Ordnung kann nur dann dauerhaft bestehen bleiben, wenn alle Mitarbeiter klaren Anweisungen und Regeln folgen. Infolgedessen braucht es dokumentierte Vorschriften für sämtliche Lagerabläufe. Selbst ein 5S-Handbuch, in dem alle Abläufe enthalten sind, ist prinzipiell denkbar. Je klarer die Vorgaben formuliert sind, desto konsequenter können sie im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Zudem unterlaufen weniger Fehler, da jeder ganz genau weiß, was zu tun ist.
Selbstdisziplin
Der letzte Schritt ist Selbstdisziplin und einer, der in Japan kulturell fest verankert ist. Wer diesen Schritt auf andere Kulturen übertragen möchte, wird Anreize schaffen und die Vorteile der Methode klar kommunizieren müssen. Es geht nun mal darum, die 5S-Methode zu leben und deren Maßnahmen kontinuierlich zu verbessern. Ohne persönliches Engagement ist das nur schwer möglich. Prinzipiell bieten sich sogar Schulungen an, bei denen Mitarbeiter die 5S-Methode praktisch anwenden und verinnerlichen können. Einige Unternehmen implementieren Belohnungssysteme, damit besonders disziplinierte Mitarbeiter für ihre Einstellung anerkannt werden. Sie haben auch den Zweck, andere Angestellte zu motivieren.
Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung
Damit die 5S-Methode funktionieren kann, muss sie von den Führungskräften des Unternehmens vorgelebt werden. Andernfalls werden Mitarbeiter kaum Motivation haben, sich aktiv an der Umsetzung zu beteiligen. Außerdem braucht es klare Ziele, die anhand von Kennzahlen gemessen werden können. Kennzahlen wie Fehlerrate, Kommissionierungszeit und Platznutzung sind klare Indikatoren, die direkt zeigen, ob die Maßnahmen wirksam sind. Um sie zu messen, braucht es regelmäßige Audits. Diese Audits können entweder intern oder extern erfolgen. Da externe Audits relativ teuer sind, bietet es sich an, erst einmal interne Audits durchzuführen, damit erste Schwachstellen erkannt und behoben werden können.
Vorteile der 5S-Methode in der Lagerverwaltung
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Zugegebenermaßen ist die 5S-Methode mit einigen Herausforderungen verbunden. Daher gibt es nach wie vor viele Logistikunternehmen, die bewusst von ihr absehen. Der Aufwand ist es jedoch oftmals wert, da der Ansatz klare Vorteile hat, darunter:
- Bessere Nutzung der verfügbaren Fläche
- Geringere Kosten
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Kürzere Such- und Wegezeiten
- Sicherere Arbeitsumgebung
- Weniger Fehler bei der Kommisionierung
Dass diese Vorteile die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens fördern, steht außer Frage. Gerade Firmen mit größeren Lagern sollten daher definitiv überlegen, ob sie nicht schrittweise die 5S-Methode einführen. Von den Kosten her ist der Ansatz recht überschaubar. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, alle Führungskräfte und Mitarbeiter dauerhaft zur Umsetzung zu bewegen.
